BILANCI AL 31.12.2019: THE SHOW MUST GO ON

La situazione di emergenza sanitaria determinata dalla pandemia da Covid-19 e le disposizioni di legge per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus, volenti o nolenti, hanno di fatto stravolto la “vita” di tutte le aziende.

Anche credendo al mito di Maxwell Maltz, secondo il quale occorrono 21 giorni per abituarsi ai cambiamenti, gli uomini (rectius le società) dovrebbero essersi ormai abituati al diverso stile di vita, è evidente – invece – come la situazione risulti ben diversa e in continua evoluzione per le società, le quali non sono soltanto state chiamate al rispetto delle numerose nuove disposizioni normative e sanitarie, ma si sono trovate esposte a una pesante riorganizzazione delle proprie attività, con ripercussioni in tutti i reparti aziendali, dall’amministrazione al finance, dalla produzione alle vendite, EHS, ecc.

Come sempre e nonostante tutto, però, “the show must go on” e – se non ancora approvato – è tempo di occuparsi dell’approvazione del bilancio di esercizio chiuso al 31.12.2019.

Nel mirino: gli effetti del Decreto Cura Italia sui termini di approvazione del Bilancio al 31.12.2019 nelle società di capitali

(a) I termini ordinari per l’approvazione

In conformità a quanto previsto dal Codice Civile, l’Assemblea di una società di capitali che approva il Bilancio di esercizio deve essere convocata «entro il termine stabilito dallo statuto e comunque non superiore a centoventi giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. Lo statuto può prevedere un maggior termine, comunque non superiore a centottanta giorni, nel caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società; in questi casi gli amministratori segnalano nella relazione prevista dall’articolo 2428 le ragioni della dilazione».

Pertanto, nel caso in cui una società abbia chiuso il proprio bilancio di esercizio il 31.12.2019, l’Assemblea per la sua approvazione dovrebbe tenersi entro il 29 aprile 2020, fatta salva la possibilità di prevedere una seconda convocazione nel corso del mese di maggio, qualora ciò sia consentito dallo statuto sociale.

Qualora ricorrano, invece, i presupposti per differire il termine di approvazione a 180 giorni, (ossia in caso di società tenute alla redazione del bilancio consolidato ovvero quando lo richiedono particolari esigenze relative alla struttura ed all’oggetto della società e solo se consentito dallo statuto sociale), l’Assemblea è chiamata ad approvare il Bilancio di esercizio entro il 28 giugno 2020 (che quest’anno cade domenica), ferma restando la possibilità di una seconda convocazione.

(b) I termini per l’approvazione previsti nel D.L. n. 18/2020

Nell’attuale situazione di emergenza sanitaria e difficoltà per le aziende, i termini di legge di cui al paragrafo (a) non si applicano.

Infatti, in virtù di quanto previsto dall’art. 106 del Decreto Legge n. 18 del 2020 (c.d. “Decreto Cura Italia”) si è derogato alle norme del Codice Civile e alle disposizioni statutarie, sia quelle afferenti ai termini per l’approvazione del Bilancio sia quelle relative alle modalità di svolgimento delle Assemblee.

In particolare, l’art. 106 prevede:

• il differimento ex lege del termine di approvazione del Bilancio al 31.12.2019

In forza del primo coma dell’art. 106: «in deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio».

Viene quindi riconosciuto a tutte le società (ivi inclusi gli emittenti quotati), la possibilità di differire – ex lege – il termine per l’approvazione del bilancio al 28 giugno 2020 (usufruendo quindi del maggior termine di 180 giorni, invece che di 120), ciò a prescindere da quanto previsto dallo statuto sociale e senza necessità di particolari formalità (quali ad esempio la deliberazione del Consiglio di Amministrazione di approvazione del differimento del termine);

• modalità ad hoc di svolgimento dell’Assemblea

L’art. 106 del Decreto Cura Italia prosegue, al secondo comma, riconoscendo la possibilità per tutte le società di svolgere Assemblee, siano esse ordinarie o straordinarie (e quindi anche le Assemblee che verranno convocate per l’approvazione del Bilancio) – anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie – mediante mezzi di telecomunicazione idonei a garantire l’intervento all’Assemblea di tutti gli aventi diritto e l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza.

Le Assemblee potranno essere tenute anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, e senza la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente e il segretario dell’adunanza o il notaio.

Inoltre, per le società a responsabilità limitata – anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, quarto comma, del Codice Civile e alle diverse disposizioni statutarie – si consente che l’espressione del voto dei Soci avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Per quanto riguarda le società con azioni quotate, le stesse possono designare per le Assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’articolo 135-undecies D.Lgs. 58/1998 , anche ove lo statuto disponga diversamente. Le medesime società possono altresì prevedere nell’avviso di convocazione che l’intervento in Assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato ai sensi dell’articolo 135-undecies. Al predetto rappresentante designato possono essere conferite anche deleghe o sub-deleghe (ai sensi dell’articolo 135-novies del D.Lgs. 58/1998, in deroga all’articolo 135-undecies, comma 4, del medesimo decreto). Ciò si applica anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.

Quindi, per l’approvazione dei Bilanci al 31.12.2019, sarà possibile prevedere nell’avviso di convocazione dell’Assemblea una delle seguenti modalità di svolgimento dell’adunanza:

• esclusivamente in presenza fisica degli aventi diritto: coloro che parteciperanno all’Assemblea dovranno quindi essere fisicamente presenti nel luogo in cui è stata convocata; in tal caso, il segretario e il presidente dell’adunanza dovranno essere presenti nel medesimo luogo (ossia ove è stata convocata l’Assemblea). Tuttavia, una tale modalità di svolgimento dell’Assemblea potrebbe essere censurata ed essere soggetta ad impugnazioni stante tutte disposizioni che regolano il distanziamento sociale attualmente in vigore, i divieti di assembramento e le limitazioni agli spostamenti;
• anche mediante teleconferenza o videoconferenza: in tal caso, il segretario e il presidente dell’adunanza dovranno essere presenti nel medesimo luogo e l’avviso di convocazione dovrà indicare sia il luogo ove viene convocata l’Assemblea sia i mezzi di telecomunicazione attraverso i quali gli aventi diritto potranno partecipare (a distanza);
• esclusivamente tramite teleconferenza o videoconferenza: in tal caso, nell’avviso di convocazione non dovrà essere indicato il luogo di convocazione dell’Assemblea, la quale si riterrà tenuta nel luogo ove sarà presente il segretario dell’adunanza, senza la necessità che il segretario e il presidente si trovino nel medesimo luogo.

Uno dei temi attualmente dibattuti è se sia sufficiente o meno che il verbale dell’Assemblea venga sottoscritto soltanto dal segretario dell’adunanza. In proposito, potrebbe risultare utile completare il verbale d’Assemblea richiamando espressamente l’art. 106 del Decreto Cura Italia (e riassumendone i contenuti), nonché prevedere, dandone atto nel verbale, che il presidente dell’adunanza – in un momento successivo – apporrà sul verbale la propria sottoscrizione in segno di conferma delle deliberazioni assunte, come verbalizzate dal segretario dell’adunanza.